Datenschutzerklärung

1. Worum es geht

Diese Erklärung beschreibt, wie die Squarlo AG (in Gründung, nachfolgend «Squarlo», «wir») Personendaten bearbeitet, wenn Sie unsere Website besuchen, ein Konto führen, Squarlo in einer Flächensuche nutzen oder auf eine Anfrage antworten, die über Squarlo versendet wurde. Wir halten uns an das schweizerische Datenschutzgesetz (DSG) und – soweit anwendbar – die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Squarlo ist eine Software für die Suche, Anfrage und Beurteilung von Gewerbeflächen. Je nach Anwendungsfall sind wir für die Datenbearbeitung selbst verantwortlich oder bearbeiten Daten im Auftrag unserer Nutzer (siehe Ziffer 3).

2. Welche Daten wir bearbeiten, wozu und auf welcher Grundlage

Wir bearbeiten keine besonders schützenswerten Personendaten (z.B. Gesundheits- oder Strafverfolgungsdaten) zu den oben genannten Zwecken. Bitte laden Sie solche Daten nicht hoch.

Objektbestand: Aus Anfragen und Antworten übernehmen wir Gebäude- und Objektangaben (Adresse, Gebäudenummer, Geschoss, Fläche, Verfügbarkeit, Ausbau, Parkplätze und Konditionen wie Mietzins und Nebenkosten) in eine eigene Datenbank von Squarlo. Das gilt für Anfragen von KMU, Tenant Reps und Wirtschaftsförderungen. Der Bestand hat keinen Bezug zur Anfrage, zum Mandat, zum Klienten oder zu Kontaktpersonen und enthält keine Kontaktdaten, Anhänge oder Rohtexte. Wir nutzen ihn, um Gebäude und Flächen zu erfassen und Duplikate zu vermeiden, um Marktanalysen zu erstellen und um künftig anzuzeigen, ob eine Fläche verfügbar oder vermietet ist. Die Angaben beziehen sich auf Gebäude und Flächen; sie betreffen Personen nur, soweit ein Eigentümer eine natürliche Person ist. Konditionen geben wir nur zusammengefasst und ohne Rückschluss auf einzelne Anbieter weiter. Anbieter können der Speicherung für ihre Gebäude jederzeit widersprechen (support@squarlo.ch).

3. Verantwortlichkeit: wann wir verantwortlich sind und wann wir im Auftrag handeln

• Wir sind verantwortlich (Art. 5 lit. j DSG) für Konten, Betrieb und Sicherheit der Software, das Squarlo-eigene Verzeichnis angefragter Anbieter, den Objektbestand, die Kommunikation mit Interessenten sowie die Protokolle zur Sicherheit. Über Zweck und Mittel dieser Bearbeitungen entscheiden wir allein.
• Wir handeln im Auftrag unserer Nutzer (Auftragsbearbeiter, Art. 9 DSG), soweit wir Daten bearbeiten, die sie hochladen oder ins Verzeichnis ihrer Organisation aufnehmen (z.B. Verzeichnis einer Wirtschaftsförderung oder eines Tenant Reps, hochgeladene Verträge, Mandatsangaben). Wir bearbeiten diese Daten nur nach den Weisungen des Nutzers und für den vereinbarten Zweck. Der Nutzer ist dafür verantwortlich, dass er diese Daten rechtmässig erhoben hat und bearbeiten lassen darf. Eine Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung stellen wir auf Verlangen zur Verfügung.

Im Zweifel gilt: Betrifft Ihr Anliegen die Daten in einem Verzeichnis, einem Mandat oder einem hochgeladenen Dokument einer Organisation oder eines Nutzers, ist zuerst dieser Ansprechpartner für Sie; wir unterstützen ihn dabei. Betrifft es Ihr Konto, unser Anbieterverzeichnis oder den Objektbestand, sind wir selbst Ansprechpartner.

4. Herkunft der Daten

Wir erhalten Daten von Ihnen selbst, von Nutzern, die Sie einladen oder anfragen, von Organisationen, die ihr Verzeichnis führen, aus öffentlichen Quellen (z.B. Handelsregister über Zefix, Gebäude- und Wohnungsregister, öffentliche Publikationen im Schweizerischen Handelsamtsblatt, Webseiten von Anbietern) sowie aus Antworten auf Anfragen.

5. Wem wir Daten bekanntgeben

• Suchende Nutzer und Eingeladene: Antworten auf Anfragen samt Anhängen, Kontaktdaten der Anbieter und ausgewertete Angaben sehen der suchende Nutzer und die von ihm eingeladenen Personen (z.B. Berater, Wirtschaftsförderung, Klientenfirma).
• Angefragte Anbieter: Sie erfahren Branche, Fläche, Region, Budget und Bezugstermin der Anfrage sowie – ausser bei anonymer Anfrage – den Firmennamen des Suchenden. E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Suchenden erhalten sie nicht.
• Dienstleister gemäss Ziffer 6, die in unserem Auftrag Daten bearbeiten.
• Behörden und Dritte, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder es zur Wahrung unserer Rechte erforderlich ist.

Wir verkaufen keine Personendaten und verwenden sie nicht für Werbung Dritter.

6. Dienstleister (Unterauftragsbearbeiter) und Standorte

Wir setzen die folgenden Dienstleister ein und halten diese Liste aktuell.

7. Bekanntgabe ins Ausland und KI

Wir bearbeiten Personendaten in der Schweiz und in der EU/dem EWR, deren Datenschutz der Bundesrat als angemessen anerkannt hat (Art. 16 Abs. 1 DSG). Einzelne Dienstleister (siehe Ziffer 6) haben ihren Sitz in den USA oder können von dort aus auf Daten zugreifen. Die USA gelten für Empfänger, die dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework unterliegen, als angemessen. Für alle übrigen Empfänger in Ländern ohne angemessenen Datenschutz stützen wir uns auf Standarddatenschutzklauseln (Art. 16 Abs. 2 lit. d DSG) oder auf eine gesetzliche Ausnahme (Art. 17 DSG, z.B. wenn die Bekanntgabe für die Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist). Welche Grundlage bei einem Dienstleister gilt, teilen wir auf Anfrage mit.

Google Maps: Bei Kartenansichten, Adressvorschlägen sowie Distanz- und Fahrzeitberechnungen übermittelt Ihr Browser bzw. unser Server Daten an Google (USA): Ihre IP-Adresse, die Eingabe (z.B. Adresse oder PLZ) und die Angaben zum Browser. Wir nutzen dies, um Ihnen Standorte darzustellen und zu berechnen (Vertragserfüllung, berechtigtes Interesse). Wenn Sie die Karte nicht laden oder keine Adresse eingeben, findet diese Übermittlung nicht statt; einzelne Funktionen sind dann nicht nutzbar. Bei der Pendleranalyse gehen nur die Wohn-PLZ bzw. der Wohnort, nicht Namen der Mitarbeitenden, an Google.

Zur KI-Auswertung (Dokumente, Mietverträge, Mietofferten, Exposés, Antworten von Anbietern) nutzen wir Gemini auf Google Cloud über den EU-Endpunkt. Die Beschreibung eines Flächenbedarfs wird bei Infomaniak in der Schweiz ausgewertet. Die KI liest Dokumente aus und gibt eine Ersteinschätzung; sie trifft keine Entscheide mit Rechtswirkung, darüber entscheiden die Nutzer selbst. Squarlo verwendet hochgeladene Dokumente und Antworten nicht zum Training von KI-Modellen; auch Google Cloud nutzt Kundendaten nach seinen Bedingungen nicht dafür.

8. Information für angefragte Anbieter und andere Kontaktpersonen

Wenn Sie als Eigentümer, Vermarkter oder Bewirtschafter eine E-Mail mit einer Flächenanfrage erhalten, steht Ihre Kontaktadresse in einem Verzeichnis (von Squarlo oder von der Organisation, die die Anfrage ausgelöst hat, z.B. einer Wirtschaftsförderung). Squarlo versendet die Anfrage im Auftrag des suchenden Unternehmens. Wir erhalten Ihre Daten aus öffentlichen Quellen, von Organisationen, die ihr Verzeichnis einbringen, oder von Ihnen selbst.

Wenn Sie antworten, geht Ihre Antwort samt Anhängen (Fotos, Pläne, Exposés, Kontaktangaben) an Squarlo und wird dem suchenden Unternehmen sowie den von ihm eingeladenen Personen angezeigt; darauf weisen wir in jeder Anfrage hin. Die Objektangaben Ihrer Antwort (Adresse, Fläche, Verfügbarkeit, Konditionen) speichern wir zusätzlich ohne Bezug zur Anfrage in unserem Objektbestand (siehe oben); Sie können dem widersprechen. Sie müssen nicht antworten. Mit dem Link «Abmelden» in jeder E-Mail können Sie jederzeit verlangen, dass keine weiteren Anfragen mehr an Sie gehen; wir sperren Ihre Adresse dann dauerhaft für Anfragen. Auskunft, Berichtigung und Löschung Ihrer Daten verlangen Sie bei support@squarlo.ch.

9. Aufbewahrung und Löschung

Bei der Löschung eines Kontos löschen wir hochgeladene Offerten, Entwürfe, Verträge, Portfolio-Einträge und die Marktanfragen der eigenen Flächensuchen samt zugehörigen Daten und anonymisieren das Konto. Der Objektbestand bleibt bestehen, da er keinen Bezug zu Personen, Anfragen oder Konten hat. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben vorbehalten. Für Organisationen gilt die vereinbarte Aufbewahrungsdauer.

10. Datensicherheit

• Verschlüsselte Übertragung (TLS)
• Antwort-E-Mails, Anhänge, Gesprächstexte sowie hochgeladene Offerten und Verträge werden verschlüsselt gespeichert
• Passwörter nur als Hash; Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Konten verfügbar, für Administratoren Pflicht
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle; Flächensuchen sind nur für den Inhaber und eingeladene Mitglieder sichtbar; Verzeichnisse und Daten von Organisationen sind voneinander getrennt
• Begrenzung von Anmeldeversuchen und Anfragen, Alarme bei Sicherheitsereignissen
• Protokollierung von Zugriffen auf hochgeladene Offerten und Verträge
• Tägliche Sicherung der Datenbank in der Schweiz
• Interne Sicherheitsüberprüfungen des Codes

Eine absolute Sicherheit gibt es nicht. Über Datenschutzverletzungen, die ein hohes Risiko für betroffene Personen mit sich bringen, informieren wir im gesetzlich vorgesehenen Rahmen.

11. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen des anwendbaren Rechts das Recht auf:

• Auskunft über die über Sie bearbeiteten Daten,
• Berichtigung unrichtiger Daten,
• Löschung oder Einschränkung der Bearbeitung,
• Widerspruch gegen die Bearbeitung und Widerruf erteilter Einwilligungen,
• Herausgabe oder Übertragung Ihrer Daten in einem gängigen Format.

Anfragen richten Sie an support@squarlo.ch; wir antworten in der Regel innert 30 Tagen. Zum Schutz Ihrer Daten können wir einen Identitätsnachweis verlangen. Sie können sich ausserdem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) oder – bei Anwendbarkeit der DSGVO – bei Ihrer Aufsichtsbehörde beschweren. Betrifft Ihre Anfrage Daten, die wir im Auftrag eines Nutzers bearbeiten, leiten wir sie an diesen weiter.

12. Cookies und ähnliche Technologien

Squarlo setzt ausschliesslich technisch notwendige Cookies ein (kein Tracking, keine Werbe- oder Marketing-Cookies, keine Cookies von Drittanbietern zu Werbezwecken). Dafür ist kein Einwilligungsbanner nötig. Schriftarten werden von unseren eigenen Servern geliefert. Die Cookies werden nur gesetzt, wenn Sie sich anmelden oder die jeweilige Funktion nutzen; Sie können sie in Ihrem Browser jederzeit löschen oder blockieren, dann sind Anmeldung und Gastzugang nicht mehr möglich. Im Einsatz:

Die Anmeldung setzt zusätzlich kurzlebige technische Cookies von Auth.js (Schutz vor Formularfälschung, Rücksprungadresse nach dem Login). Im Browser-Speicher (sessionStorage) merkt sich die Lead-Radar-Ansicht die Scrollposition, damit Sie nach dem Öffnen eines Objekts an dieselbe Stelle zurückkehren; der Eintrag verschwindet beim Schliessen des Tabs.

Für das Fehler-Monitoring sendet Ihr Browser bei einem Fehler sowie bei einem Teil der Seitenaufrufe (Leistungsmessung, Stichprobe) technische Angaben an Sentry (Fehlermeldung, aufgerufene Seite, Browser, IP-Adresse), nicht jedoch Inhalte von Dokumenten. Es werden dafür keine Cookies gesetzt.

13. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Bearbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf der Website veröffentlichte Fassung. Über wesentliche Änderungen informieren wir registrierte Nutzer.

14. Kontakt

Squarlo AG (in Gründung)
Zentralstrasse 9, 6002 Luzern, Schweiz
E-Mail Datenschutz: support@squarlo.ch